Consultoría especializada en
Tablas de retención documental e instrumentos documentales
Justificación
La Gestión Documental comprende los elementos administrativos que le permiten a la Organización integrar sus objetivos estratégicos y sus procesos corporativos con la información contenida en los documentos que genera o tramita.
La normalización de la Gestión Documental afecta positivamente la estructura organizacional en tanto:
- Incrementa la eficiencia en las actividades y reduce los costos que generan las demoras en la búsqueda y espera de información.
- Facilita la rendición de cuentas y disminuye los factores de riesgo organizacional.
- Contribuye con la continuidad corporativa garantizando la conservación de documentos esenciales para la Organización.
- Racionaliza los costos con el ahorro de espacio físico, reducción en la duplicidad de documentos archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, entre otros.
Objetivo
Integrar la información documental con los procesos del Cliente, de tal manera que contribuya con el alcance de los objetivos estratégicos y apoye eficientemente los procesos del negocio.
Los mecanismos para administrar la información requieren que se cumpla con:
- Crear los documentos de acuerdo con las necesidades y procesos de la Empresa.
- Garantizar la transparencia y la idoneidad de los documentos que son necesarios para el funcionamiento habitual del Cliente.
- Optimizar el acceso y el uso de la información documental.
- Garantizar que los documentos se mantengan, almacenen y conserven durante el tiempo en que sean útiles para la Organización, las autoridades y los socios.
Metodología
Con base en lo estipulado en la norma técnica la NTC/ISO 15489 que establece buenas prácticas en Gestión Documental se propone la siguiente metodología de trabajo.
Programa de gestión documental
El Programa de Gestión Documental, PGD, es la herramienta que contiene las estrategias corporativas, las políticas y recursos administrativos, técnicos y tecnológicos necesarios para optimizar su Gestión Documental.
Permite conocer el panorama actual de la gestión documental en la Empresa evidenciando los factores positivos y negativos del proceso a través del:
- Estudio interno de los procesos, flujos y resultados de la administración actual de documentos.
- Identifica los requisitos técnicos y legales para normalizar la información documental desde su producción hasta su destino final.
- Identifica los archivos con los que cuenta actualmente cada área mediante el levantamiento del Inventario Esquemático Documental.
En esta etapa se propone los parámetros para normaliza la Gestión Documental que se ajuste a los requisitos de procesos del Cliente y garantice que la respuesta a los requerimientos normativos internos y externos, estará integrado por:
- Propuesta de Política de Gestión Documental.
- Propuesta de Programa de Gestión Documental que asegure la creación, administración y procesamiento de la información documental en armonía con los Sistemas de Gestión de la Compañía.
- Plan de Implementación.
- Elaboración de los Procedimientos de Correspondencia y Archivo.
La primera fase de implementación requiere la capacitación de los colaboradores en el nuevo entorno de administración documental en un taller de 2 horas. El Cliente podrá definir su plan de implementación identificando los procesos y etapas en las que se desarrolla.
Tabla de retención documental, TRD
La Tabla de Retención Documental (T.R.D.) es el instrumento administrativo empleado como soporte para la clasificación, organización y conservación de documentos. Complementa el PGD y es uno de los insumos para Parametrizar los sistemas de gestión documentos y controlar los documentos, tanto en su producción como tiempo de conservación.
Para su elaboración se sigue la metodología establecida por el Archivo General de la Nación.
- Compilación de información institucional.
- Solicitud de documentos Organigrama actual, manuales y procedimientos.
- Entrevista con los productores de documentos.
- Se realizan entrevistas con los líderes o responsables de cada área para identificar los documentos que genera y su flujo.
- Inventario Esquemático de los archivos de oficina.
- Registro general de los documentos que se encuentran en las oficinas para confrontar con la información obtenida durante las entrevistas.
- Análisis e interpretación de la información recolectada.
- Conformación de series y subseries y valoración documental.
Como resultado del proceso se obtiene la TRD que establece los parámetros de clasificación y retención documental, todo sustentado con el respectivo marco legal que le facilita a la Gerencia la toma de decisiones.
Los jefes de cada área revisan y aprueban la propuesta de la TRD y se analizan las solicitudes de reajuste para preparar la versión final.
La versión aprobada por cada área, se presenta, ante la Gerencia o el Comité de Archivo, para su aprobación final.
Una vez aprobada la TRD se procede a socializarla, para garantizar que los responsables de documentos (recepción, elaboración, trámite, conservación) la apliquen.
- Publicación de la TRD.
- Fecha de obligatorio cumplimiento o cronograma de adopción.
- Capacitación de responsables
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