Gestión de contratos: Cómo hacer que su proceso sea más eficiente
Toda relación que las empresas mantienen con las partes interesadas como proveedores, aliados comerciales y clientes es regida por un contrato. Por eso es muy importante que la gestión de contratos ocurra de forma ágil, transparente y estandarizada. Sin embargo, este proceso muchas veces es caracterizado por lentitud e ineficiencia.
Problemas de la mala gestión de contratos
Los contratos mal administrados o sin el debido acompañamiento pueden resultar en grandes pérdidas para las corporaciones. Cuando realizado manualmente, este proceso está sujeto a cuellos de botella y equívocos que ocurren en el día a día, además de consumir mucho tiempo para alcanzar el resultado deseado. Aquí están algunas de las principales consecuencias que más perjudican a las organizaciones cuando se trata de gestión de contratos:
- Extravío de documentos
- Tiempo gastado en notarías
- Perjuicios por pérdida de plazo y renovaciones
- Riesgo de no conformidades aumentado
- Lentitud en la negociación, creación y aprobación de contratos
- Falta de estandarización de sistemas, procesos, formatos y cláusulas contractuales
- Contratos esparcidos por la organización
- Gran desperdicio de tiempo con tareas manuales
- Flujos de aprobación ineficientes
- Dificultad de administrar versiones del contrato
- Importancia de la gestión de contratos
La gestión de contratos es el proceso que coordina todo el ciclo de vida del contrato desde las solicitudes iniciales, cronogramas y fechas de pago hasta su vencimiento y su renovación. Con el objetivo de mejorar el desempeño operacional en las organizaciones y mitigar los riesgos financieros, las etapas de ese proceso engloban un análisis de desempeño con relación a los términos y las fases del contrato.
Los contratos afectan muchas áreas dentro de una empresa y el modo en que son administrados puede influenciar de forma significativa el presupuesto, operaciones, atención al cliente y la imagen de la empresa ante el mercado. Además, hay una necesidad cada vez mayor de contar con una gestión de contratos transparente y eficaz para atender los estándares reguladores.
Por lo tanto, una gestión de contratos eficiente mejora la productividad de la organización, facilita el trabajo de los colaboradores y genera resultados mejores como un todo.
Los beneficios de la automación de contratos
Un proceso de gestión de contratos automatizado hace con que la probabilidad de la ocurrencia de equívocos y perjuicios sea menor. De esa forma las empresas se mueven cada vez más en busca de procesos automatizados para impulsar su desempeño y alcanzar sus objetivos. La automación de esas actividades disminuye las etapas burocráticas, además de agilizar y facilitar todo el proceso.
La automación convierte actividades desconectadas y que generan gastos en procesos digitales centralizados y colaborativos, suministrando visibilidad, optimización y diferenciación competitiva. A continuación, destacaré cuatro beneficios que la automación de la gestión de contratos puede traer para una empresa:
1. Seguridad y centralización
Los contratos y documentos relacionados a ellos frecuentemente son almacenados en diversas carpetas físicas, generalmente sin control de acceso, lo que dificulta una gestión eficiente y segura de los documentos. Además, esa forma de almacenamiento de archivos genera una dependencia de papel y necesita un gran espacio físico.
El almacenamiento de contratos en un repositorio central, mejora la transparencia, seguridad y capacidad de búsqueda durante todo el proceso. Un sistema automatizado de gestión de contratos permite el almacenamiento en la nube, que los protege por criptografía, lo que previene la pérdida de datos o corrupción de archivos.
2. Facilidad y practicidad en la gestión de documentos
La ausencia de estandarización hace con que las empresas sean ineficientes en la gestión de contratos. Las personas pueden estar trabajando con versiones incorrectas del documento, resultando en baja productividad y colocando a las organizaciones en riesgo.
La automación de ese proceso garantiza que el mismo sea estandarizado y gane una estructura interactiva que aprecia la integración. De esa forma genera efectividad, ofreciendo etapas bien claras a ser ejecutadas y cohibiendo las fallas, agilizando todo el encadenamiento del proceso. Además, asegura que los funcionarios estén utilizando siempre versiones actualizadas de esos documentos.
3. Agilidad del proceso
Los contratos generalmente quedan esparcidos por las empresas aguardando firmas y, muchas veces, son extraviados u olvidados en el medio de tantos otros papeles, lo que acaba resultando en una gran morosidad del proceso.
Con la automatización del proceso, las actividades de solicitud, aprobaciones, notificaciones y atribuciones de tareas se vuelven más simples. Los solicitantes y el departamento jurídico consiguen acompañar en tiempo real el recorrido del documento, promoviendo flujos de trabajo colaborativos y ofreciendo herramientas de edición para que el equipo pueda trabajar en conjunto de forma más fácil y rápida.
Es posible además definir recordatorios automatizados alertando a las partes esenciales para revisión del documento. Eso elimina el riesgo de perder contratos, además de no permitir que los mismos queden parados en e-mails o acumulados en las mesas de las personas. Pueden ser utilizadas también firmas digitales que aumentan la eficiencia y la seguridad en la ejecución de los contratos.
4. Acompañamiento simplificado de los vencimientos y de las renovaciones
Todos los contratos poseen vencimiento definido y fecha de entrega específica. Parte de su gestión es saber qué hacer cuando ellos se aproximen al vencimiento. Muchos departamentos jurídicos hacen la gestión y el control de la validez y renovación de contratos utilizando planillas, lo que demanda mucho trabajo manual.
El resultado de esa gestión es la generación de posibles contratos que transcurren automáticamente de año a año en términos cada vez más desfavorables. Además, en casos más graves, las organizaciones pueden presentar riesgos de no conformidades al no cumplir cláusulas del contrato o aún convivir con contratos vencidos.
Una solución de gestión de contratos exitosa y automatizada rastrea automáticamente las fechas de renovación y expiración, y avisa a los administradores con notificaciones previas. También provee informes para que la empresa tenga siempre conocimiento de la fase de cada contrato.
Autor: Camilla Christino
Camilla Christino es Analista de Negocios en SoftExpert, graduada en Ingeniería de Alimentos en el Instituto Mauá de Tecnologia. Tiene una sólida experiencia en el área de la calidad en las industrias alimentarias con un enfoque en el seguimiento y adecuación de los procesos de auditoría interna y externa, documentación del sistema de gestión de la calidad (ISO 9001, FSSC 22000, ISO / IEC 17025), Control de Calidad, Asuntos reglamentarios, buenas prácticas de fabricación (BPF)/normas de correcta fabricación (NCF), HACCP y FCC. También está certificada como auditor líder en la norma ISO 9001: 2015.
